Transport Management System : quel logiciel choisir pour votre entreprise ?

Qu’est-ce que le Transport Management System ?

Le TMS, ou Transport Management System, est un logiciel informatique qui gère toutes les fonctions se rapportant au transport, aussi bien chez les chargeurs que chez les transporteurs. Depuis la réception des ordres de transport, jusqu’à la facturation, en passant par la gestion documentaire, tous les éléments du TRM sont traités. Les TMS sont installés sur les serveurs de l’entreprise ou ils peuvent fonctionner en SaaS (Software as a Service) avec le cloud. L’approche est différente, car l’investissement et la maintenance requièrent des budgets inégaux.

Comment choisir le TMS qui convient à votre activité ?

Lorsque la gestion de l’activité transport devient trop lourde, il est préférable de la confier à un TMS (Transport Management System). Selon la taille de votre entreprise, vos besoins et votre budget, le dimensionnement du logiciel sera différent. En revanche, ses fonctionnalités répondront toujours parfaitement à vos attentes de digitalisation et de services. Outil incontournable des exploitations, un TMS améliore fortement les performances et sécurise toutes les opérations relatives au transport. Les experts Upply vous expliquent comment choisir un TMS qui conviendra à l’activité transport de votre entreprise.

Définir les besoins de votre activité transport

En matière de transport, les besoins des entreprises tournent généralement autour de l’exécutif technique, de la gestion des documents, des coûts et des rapports d’analyse. Tout va dépendre de la taille de la société, des infrastructures telles que des quais, et des liaisons assurées, à l’étranger ou non.

La gestion des transports

C’est le souci principal des entreprises qui possèdent une activité logistique. Il est notamment question ici de gestion de la flotte de véhicules et de conducteurs, d’itinéraires et de carburant. La mise en place de tournées de ramasses et de livraisons nécessite un planning précis, mais surtout très bien suivi, avec une grande agilité pour répondre aux besoins des clients. L’exploitation des transports reste l’un des points les plus sensibles car sujet à de nombreux aléas.

La gestion des expéditions

En lien avec le point précédent, les expéditions reflètent le service rendu aux clients, c’est pourquoi il faut y porter la plus grande attention. Il faut être capable de charger et livrer dans les temps. Si l’entreprise ne le fait pas elle-même, elle va confier son fret à un transporteur qui portera les mêmes contraintes, mais l’entreprise donneuse d’ordre devra s’assurer des disponibilités du transporteur. Le traitement du fret exige une grande précision, avec un dispatch conforme aux destinations. Automatiser la gestion des envois diminue les risques d’erreur puisque le système s’occupe d’affecter le fret dans les bonnes travées, d’éditer les étiquettes avec codes barres puis de consolider les listes de chargement.

La gestion documentaire

Les transports requièrent de nombreux documents, certains sont nécessaires pour les livraisons, d’autres pour les douanes, et enfin d’autres pour percevoir le paiement de la prestation. Parmi les documents principaux, on trouve la lettre de voiture ou CMR (pour l’international), le bon de livraison, certains documents de douane de type accompagnement, la facture, le protocole de sécurité du site ou encore le contrôle qualité de la marchandise. Cette gestion peut devenir lourde lorsque l’expéditeur n’est pas suffisamment équipé, de plus un dysfonctionnement dans l’édition de ces documents peut méchamment pénaliser l’entreprise avec des frais dus au retard.

La gestion des coûts

Évidemment, chaque entreprise cherche à diminuer ses coûts de transport et les méthodes traditionnelles ne suffisent parfois plus pour optimiser les dépenses. La digitalisation est une solution idéale pour gérer toutes les sources sur lesquelles il est possible d’économiser. Par exemple, un TMS permet de demander des cotations auprès de plusieurs transporteurs, comparer les offres, mais aussi choisir les meilleurs itinéraires pour les exploitations.

L’analyse des données

Les entreprises ont besoin de récolter les données issues des transports, afin d’évaluer concrètement où déployer les ressources. Elles recherchent l’amélioration continue, aussi bien dans la gestion des transports, que dans la satisfaction client. La data les renseigne sur le comportement du marché, des clients, la consommation de carburant, etc. Mais pour cela, il faut posséder les outils qui permettent cette remontée d’informations.

Les fonctionnalités d’un TMS

Avoir recours à un TMS, c’est répondre aux besoins énoncés ci-dessus. Les TMS sont dimensionnés selon la taille et l’activité de l’entreprise. Il y a des TMS petites entreprises et des TMS taillés pour les grands groupes. Mais tous présentent des fonctionnalités à peu près identiques, dont voici les plus courantes. Les TMS gèrent :

les expéditions : création et suivi, etc. ;

• les transporteurs : contrats, confirmations, suivi des performances, etc. ;
• les tarifs : base tarifaire clients et fournisseurs, comparaison des devis, etc. ;
• les coûts : suivi, reporting, etc. ;
• les documents : génération des documents de transport, de douane, d’archives, de facturation, etc. ;
• la traçabilité : suivi des livraisons en temps réel, etc. ; 
• l’analyse des données : reporting, analyse des performances, etc. ;
• la communication : en temps réel, avec les clients et les transporteurs
  
  

Les avantages d’un TMS pour gérer votre activité transport

Les TMS présentent des avantages prépondérants pour gérer et développer l’activité transport d’une entreprise. L’utilisation d’un TMS s’inscrit dans la voie de la digitalisation pour les entreprises qui s’y engagent. C’est même un outil pivot, sur lequel fonder toute sa stratégie de passage au tout numérique. Les avantages d’un TMS sont d’ordre pécuniaire, organisationnel et commercial.

Planifier les expéditions

Les TMS planifient les expéditions et organisent les chargements avec la marchandise qui se trouve à quai. Le système consolide les envois par destination, imprime les étiquettes avec codes barres, édite des listes de contrôle et tous les documents se rapportant à ces expéditions. Les TMS sont capables de gérer tout type d’unité de manutention, qu’il s’agisse de palettes, de colis, de vrac ou de masse indivisible. Il est possible d’interfacer des bourses de fret avec les TMS, afin d’évacuer du fret ou d’augmenter le taux de remplissage des remorques. La synergie entre les deux systèmes allège la charge de travail en évitant une double saisie, évitant ainsi les risques d’erreurs.

Organiser les tournées

Les TMS sont capables d’organiser les tournées de livraison, tout comme les ramasses. En reconnaissant les codes postaux, les TMS calculent les distances et cherchent à optimiser les itinéraires dans le but de diminuer la consommation de carburant, mais aussi de perdre le moins de temps possible et effectuer ainsi plus de travail.

Gérer une flotte de véhicules

Selon la taille de la flotte, sa gestion peut s’avérer complexe, car elle comprend les ensembles (tracteurs + remorques) ainsi que les conducteurs. Un TMS est capable d’affecter les véhicules aux tournées selon le plan de transport choisi par l’entreprise. C’est-à-dire que le TMS connaît les lignes avec leurs volumes habituels. Il sait indiquer quel véhicule placer en fonction de sa capacité. Il gère également les temps de repos journaliers et hebdomadaires des conducteurs. Le TMS travaille en synergie avec des objets connectés qui le renseignent sur l’état du véhicule et la charge de travail du conducteur. Les remontées d’informations ainsi obtenues permettent de mieux répartir les tâches, mais aussi pallier un éventuel dysfonctionnement de type véhicule en panne ou conducteur défaillant.

Optimiser les coûts

Un TMS intervient aussi dans la réduction des coûts. Grâce à l’optimisation des itinéraires, de la consommation de carburant ou à la dématérialisation des supports écrits, des économies sont réalisables. On peut également noter une amélioration de la productivité due à une organisation fluidifiée, où tous les services de l’entreprise communiquent entre eux, en ayant accès aux mêmes informations.</p> 

Gérer la base documentaire

Un TMS met à disposition tous les documents se rapportant aux expéditions, aux devis et aux commandes. Il enregistre et édite les lettres de voiture, les bons de livraison, les protocoles de sécurité, mais également les cotations et les commandes. Il les archive de façon à ce que toutes les équipes y aient accès, en toute sécurité. Ces mêmes documents peuvent être transmis aux clients pour la facturation ou en cas de litige.

Assister les supports administratif et commercial

Les TMS traitent les commandes saisies directement par les clients et transmises sous forme d’EDI. Il n’y a pas d’intervention humaine, sauf s’il s’agit d’une commande manuelle, arrivée par téléphone ou par e-mail par exemple. Les TMS gèrent aussi les demandes de cotations et envoient les devis aux clients directement par e-mail. Le service commercial peut ainsi connaître le taux de succès de leurs offres grâce à la conversion en commandes. Le service d’administration des ventes peut ensuite facturer rapidement dès la mise à disposition des documents de transport, et ce, de façon automatisée.

Communiquer avec les clients et les fournisseurs

Les échanges avec les clients ou les transporteurs passent par EDI dans les TMS. Les commandes arrivent par ce biais, les clients peuvent ensuite avoir accès au tracking et suivre leurs envois en temps réel. Le système garde la trace de tous les messages et de chaque événement qui survient pendant le transport. Il est renseigné par les objets connectés de type scanners de codes barres, mais aussi par les opérateurs quand c’est nécessaire.

Piloter l’activité

Les TMS donnent une lecture exhaustive sur l’activité transport grâce à une vue d’ensemble des différents postes. Véritable outil d’aide à la prise de décision, le TMS accompagne les équipes de direction dans le déploiement des ressources de façon à gagner en efficacité. 

Les contraintes à la mise en place d’un TMS

La mise en place d’un TMS contraint les entreprises à avoir un service informatique, notamment dans le cas d’un TMS sur serveurs. Il faut compter le coût du matériel et de sa maintenance, mais également le coût de formation des personnels et de leur non-productivité pendant ce temps-là. 

Il faut aussi tenir compte de la mise en place du système EDI avec les clients et transporteurs qui représente un coût, mais qui peut leur être facturé. Enfin, les TMS exigent une connexion internet fiable, surtout pour ceux hébergés dans le cloud (SaaS). Là encore, un excellent système informatique deviendra indispensable.

Choisir le bon TMS

Il existe des alternatives aux TMS. Les logiciels avec feuilles de calcul ou ceux de gestion de la relation client (CRM) peuvent aider, mais ils resteront moins efficaces et moins performants qu'un TMS parfaitement taillé pour l’activité. 

Le choix d’un TMS dépend de plusieurs facteurs : 

• Vos besoins : quels sont les besoins de votre entreprise ? (voir précédemment) ;
• La taille votre entreprise : un TMS dimensionné exactement pour votre activité répondra mieux à vos attentes et votre budget ; 
• Votre budget : TMS sur serveur ou sur cloud ? Combien d’objets connectés ? Les différentes options augmenteront le coût du système, mais il sera toujours dimensionné à vos besoins. C’est pourquoi un TMS petites entreprises aura un coût inférieur à un TMS pour multinationales.

Un autre point à prendre en considération est la maturité de votre entreprise. Si votre société est en phase de croissance, alors vous vous tournerez vers un TMS évolutif avec des capacités extensibles. Mais on peut retenir ces formules :

• Si vous êtes une TPME ou PME avec des besoins simples, alors vous pouvez envisager un TMS en mode Saas, c’est-à-dire hébergé sur le cloud, facile à déployer et à utiliser.
• Si vous êtes une grande entreprise ou si vous avez des besoins plus complexes, vous pouvez vous tourner vers un TMS en mode on-premise, c’est-à-dire un TMS installé sur vos propres serveurs et sur lequel vous détiendrez plus de contrôle et de flexibilité.

Parmi les TMS les plus connus, vous trouverez celui de Shiptify, Alpega, Sinari Cargo-TMS, ou Manhattan Associates. Ils développent tous des solutions pour la logistique des entreprises, avec des fonctionnalités spécifiques, mais adaptées aux besoins des acteurs du TRM.

Notez également qu’un TMS peut intégrer facilement des solutions comme celle de Upply, qui offre une mise en relation entre chargeurs et transporteurs, à l’instar des bourses de fret traditionnelles. Plateforme de marketplace très simple à utiliser, Upply développe des fonctionnalités qui s’associent parfaitement à tous les TMS, sans avoir à sortir de ses outils de travail habituels. L’acquisition d’un TMS s’inscrit dans une démarche de digitalisation, mais fait surtout progresser l’entreprise. Les équipes fournissent un travail plus efficient, car elles sont mieux organisées et ont un accès plus facile à l’information.